Aprovecha el verano para optimizar tu tiempo

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Víctor-PachecoVíctor pacheco

El Entrenador

La gestión del tiempo sigue siendo un problema para el 90% de las personas. La mayoría de la gente tiene la sensación de hacer muchas cosas pero al final del día nada o muy poco de lo que realmente quería hacer.

Ayudar a reorganizarse y optimizar su agenda es un trabajo que hago con todos los empresarios, directivos o autónomos con los que trabajo. Como dice el experto Tim Ferris, la clave de la productividad no está en pensar el cómo hacer más cosas y más deprisa sino en cómo hacer sólo lo más importante y hacerlo bien. Se trata de aprender a ponerle valor a las cosas y de filtrar para identificar lo realmente importante.

 

El parón del verano es un buen momento para sacar tiempo para mejorar nuestra vida, organizarnos y retomar el control. Para ayudarte, te facilito a modo de guion los cuatro pasos que suelo emplear para optimizar la agenda de un directivo.

  1. Ordenar el presente. Significa poner sobre el papel todas las tareas que realizamos durante el día y la semana, a modo de inventario, para tomar conciencia de a qué le estamos dedicando nuestro tiempo realmente. Es muy útil filtrar las tareas por categoría o nivel (administrativo, directivo, técnico, comercial, compras, logística, etc.) y de esta manera podremos sacar los porcentajes de tiempo en que estamos trabajando como directivos, técnicos, comerciales, etc. Hacer este inventario nos permitirá detectar ladrones del tiempo, tipos de interrupciones que tenemos, etc.
  2. Diseñar organización ideal optimizada. A continuación pasaríamos a diseñar la organización ideal teórica, es decir, en un mundo perfecto, para una semana laboral de 40 horas, planteamos las tareas que querríamos poder estar haciendo, incluido los tiempos dedicados a cada una, para llevar nuestro trabajo al día y cumplir nuestros objetivos. Se trata tan solo de tener una visión clara, un objetivo medible de la situación ideal a la que aspiramos, identificando cuales son las tareas realmente prioritarias y los mejores momentos del día para llevarlos a cabo.
  3. Diseñar organización real y práctica. Comparando lo que hago actualmente con todo lo que tendría que hacer idealmente, y teniendo en cuenta la duración limitada de mi jornada laboral, toca reflexionar para buscar soluciones. Es hora de valorar qué tareas se pueden delegar o externalizar, cuáles son las más importantes que decido hacer si o si, etc. Con esta información estaré preparado para diseñar mi nueva agenda semanal, estructurada, ordenada y realista, con colchones de tiempo para imprevistos, desplazamientos, reuniones, etc. En la realidad, de una jornada de 8 horas, tan solo disponemos de media de 2 horas para hacer el trabajo prioritario. Cada día toca elegir en qué podemos emplear esas 2 horas para ser realmente productivos.
  4. Planificar mejorar progresivas a implementar. Por último se trata de que te marques objetivos de mejora respecto a la gestión del tiempo para finales de año, de manera que puedas ir optimizando tu gestión y eficacia personal progresivamente.

El trabajo anterior puede costarnos 10 horas de nuestro tiempo, aparte de esfuerzo y seguimiento constante, pero os aseguro que los beneficios de la inversión merecen la pena. No solo te permite tener claro tu trabajo, sino que también lo tendrán claro los demás, les resultará más fácil trabajar contigo, te valorarán más, te sentirás en control, tomarás mejores decisiones, con menos estrés, mejorará tu salud, tu satisfacción contigo mismo, tu seguridad y autoestima, tu bienestar y tu calidad de vida, sigo? 😉

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